comment organiser une réunion de travail ?
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comment organiser une réunion de travail ?

Définir l’objectif de votre réunion

Il faut bien définir l’objectif de la réunion qu’on souhaite préparer afin d’éviter une rencontre d’intérêt superflu. Lorsque l’information à passer ne nécessite pas qu’une rencontre soit faite, privilégiez l’envoie des courriers électroniques ou la transmission personnelle de l’information. La réunion a tout son intérêt lorsque les points à l’ordre du jour sont susceptibles de faire débat ou alors lorsqu’il sera question de faire une mise au point sur des zones d’ombre.

Il vous revient donc de définir sur quoi votre réunion va porter, les points que vous aborderez, définir les ressources que vous devez mobiliser, établir un ordre du jour de façon à susciter de l’intérêt auprès de vos collaborateurs conviés à votre réunion.

Vous devez à ce niveau également tabler sur le type de réunion que vous voulez organiser, ceci se fait en fonction des objectifs. S’agira-t-il d’une réunion de résolution de problème, de créativité, de service ou d’information. Sélectionnez ensuite les personnes conviées à la réunion et tachez de leur notifier très tôt. N’hésitez pas à faire des rappels sur les modalités de tenue de la réunion afin d’éviter ce jour des absences et/ou des retards non souhaitables.

Définir le plan et planifier la réunion

Ici, il est question de bien cadrer votre ordre du jour en faisant le point sur les points à aborder. Les sujets prioritaires sont placés en début de réunion tandis que les moins pertinents sont au milieu et les résolutions et prise de décisions doivent être mises à la fin de la réunion. Arrêtez le temps que mettra la réunion et allouez à chaque point de l’ordre du jour un temps à ne pas excéder. Avant l’envoi de l’information relative à la réunion, rassurez-vous de la disponibilité de tous les prenants parts avant de transmettre la notification définitive portant la date votre rencontre.

Planifier votre réunion passe également par la mobilisation de tous les documents, matériels et recensement de toutes les informations dont vous aurez besoin le jour dit. Préparez un PowerPoint pour donner un support visuel à vos collaborateurs des idées que vous partagez avec eux est toujours mieux.

L’animation de la réunion en elle-même

L’organisation d’une réunion réussie va jusqu’à l’achèvement de celle-ci. Tant qu’elle n’est pas achevée, la réunion ne peut pas encore être considérée comme réussie raison pour laquelle être un bon animateur au courant de la réunion est important. L’idée est de garder votre auditoire attentif et interactif. Il est déplorable de se retrouver avec un auditoire tout ennuyé ou somnolant à une réunion pour laquelle vous avez consentis de gros efforts à la préparation. Pour éviter cela vous devez favoriser les échanges pendant la réunion, impliquer les participants, détendre l’atmosphère, prendre des petites pauses pour des réunions qui mettent long, alterner sujet tendu avec sujet léger et une fois de plus, impliquer tous vos participants ?