Les formalités de la procédure d’embauche

Embaucher un salarié n’est pas un acte anodin pour l’employeur et celui-ci doit respecter un certain nombre d’étapes afin de mener à bien la procédure d’embauche.

Tout manquement aux obligations légales de la procédure d’embauche peut entraîner des sanctions lourdes pour l’employeur.

Les obligations liées à la procédure d’embauche sont aussi importantes pour le futur salarié dont la vie privée doit être préservée durant le processus de recrutement.

En outre, la validité de la procédure d’embauche impacte directement la protection sociale du salarié embauché puisque l’irrégularité de la procédure peut neutraliser les cotisations sociales du salarié.

Retour sur les différentes étapes de la procédure d’embauche.

L’étape de la recherche du futur salarié

L’employeur qui souhaite embaucher doit rédiger une annonce d’offre d’emploi qui doit répondre à un certain nombre de critères. Par ailleurs, lors de l’entretien d’embauche, l’employeur ne doit pas mentionner des critères discriminatoires tels que: 

➔L’origine géographique du candidat ;
➔L’appartenance, à une nation ou à une ethnie ;
➔L'appartenance à un parti politique et/ou activité syndicale ;
➔La mention du sexe ne doit pas etre précisée à l’exception des postes concernant les mannequins ou encore des artistes jouant un rôle ;
➔Les mœurs ;
➔L’orientation sexuelle ou l’identité de genre ;
➔Les conditions d’âge ;
➔Le nom de famille ;
➔La situation de famille : célibataire , marié , sans enfants;
➔L’état de grossesse ;
➔L’état de santé ou une situation de handicap ;
➔Les caractéristiques génétiques ;
➔L’apparence physique ;
➔Les convictions religieuses ;
➔Le lieu de résidence.
(article L5332-1 Code du travail).

L’offre d’emploi de l’employeur peut être communiquée via diverses sources telles que Pôle emploi, les cabinets de recrutement, les agences de travail temporaire ou encore les réseaux sociaux professionnels.

L’indispensable déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

L’embauche du salarié est normalement conditionnée par la DPAE. Sans cette déclaration, les organismes (Urssaf, MSA) ne reçoivent pas les informations relatives à l’identité et au poste du salarié (articles L1221-10 à L1221-12-1 et article L8223-2 Code du travail).

Tout manquement à l’obligation de déclaration d’embauche caractérise le délit de travail dissimulé (article L. 8221-5 du Code du travail).

La DPAE génère différentes conséquences juridiques telles que les cotisations sociales du salarié mais aussi les cotisations patronales. En outre, la DPAE est primordiale afin que le salarié bénéficie de la protection sociale.

La DPAE doit être saisie et transmise par l’employeur au plus tôt 8 jours avant l'embauche du salarié et au plus tard 48h avant l’embauche.

En cas d’erreur ou d’oubli de la DPAE, l’employeur doit en avertir l’organisme concerné afin de régulariser la situation au plus vite.

Les informations spécifiques à communiquer au salarié

Lors de l’embauche, l'employeur doit veiller à remettre un certain nombre de documents au salarié en rapport avec le poste de ce dernier.

Tout d’abord, l’employeur doit remettre le contrat de travail au salarié et informer le salarié de la convention collective qui est applicable à l’entreprise et autres accords applicables.

De même, si des dispositifs collectifs d'épargne salariale sont mis en place dans l'entreprise, l’employeur doit remettre au salarié, lors de l'embauche, un livret d'épargne salariale.

En outre, la mutuelle d’entreprise doit être communiquée au salarié lors de l’embauche.

S’agissant du régime de prévoyance en place dans l'entreprise, l’employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes.

Le salarié doit être informé qu’il sera soumis tous les 2 ans à un entretien professionnel.

L’employeur doit informer le salarié des équipements de protection lorsqu’ils existent et former le salarié à leur utilisation. Il doit par ailleurs informer sur les risques professionnels existant dans l’entreprise.

Le registre unique du personnel

Un registre du personnel doit être tenu par l’employeur, inscrivant tous les salariés travaillant dans l’entreprise.

La déclaration des mouvements de main d'œuvre (DMMO): entreprise de plus de 50 salariés

Dans les entreprises et les établissements de 50 salariés ou plus, un relevé mensuel des mouvements du personnel doit être transmis à l'administration afin de renseigner sur l’ensemble des recrutements.

L’obligation d’affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

Suite à l’embauche du salarié, l’employeur doit veiller à saisir la déclaration sociale nominative (DSN) qui doit être transmise à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Visite d'information et de prévention (Vip)

La visite d’information et de prévention est obligatoire. Elle remplace la visite médicale d’embauche (articles R4624-10 à R4624-15 Code du travail).

L’objectif de la Vip est :

➔d’interroger le salarié sur son état de santé,
➔d’informer sur les risques liés à son poste de travail,
➔sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre,
➔d’informer de son droit de bénéficier d'une visite médicale,
➔un dossier médical en santé au travail est ouvert.

La Vip doit être réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail néanmoins, les travailleurs de nuit et les salariés âgés de moins de 18 ans doivent réaliser leur visite avant leur affectation.

A la fin de la Vip, une attestation de suivi au travail est remise au salarié et à l'employeur mais les informations personnelles du salarié concernant sa santé ne sont jamais transmises à l’employeur.

En cas de manquement à l’obligation de Vip, l’employeur s’expose à une amende de 1500euros, une peine de prison de 4 mois et une amende de 3750 euros en cas de récidive.

Sources:

●article L5332-1 Code du travail
●articles L1221-10 à L1221-12-1 Code du travail
●article L8223-2 Code du travail
●article L. 8221-5 du Code du travail
●articles R4624-10 à R4624-15 Code du travail